平時一鍵查詢　戰(zhàn)時快速轉(zhuǎn)移　缺件自動統(tǒng)計

干部檔案有了數(shù)字化“副本”

■王立慶　程　斌

聯(lián)網(wǎng)調(diào)閱方便快捷，“數(shù)字檔案”一目了然……近日，在北京市某國有企業(yè)對轉(zhuǎn)業(yè)干部檔案復(fù)核的過程中，裝備學(xué)院干部處利用局域網(wǎng)快速調(diào)閱干部“數(shù)字檔案”，不到半個小時就協(xié)助完成查閱工作。

“干部信息雖然早已錄入干部綜合信息管理系統(tǒng)中，但有時仍需調(diào)閱紙質(zhì)檔案，既費時費力，也不利于檔案保護?！痹撛侯I(lǐng)導(dǎo)介紹說，干部“數(shù)字檔案”是紙質(zhì)檔案的數(shù)字化“副本”，即通過數(shù)字掃描、歸類整理等方式，建立檔案的圖片備份。“數(shù)字檔案”不僅方便了日常工作調(diào)閱查詢，減少對紙質(zhì)檔案的磨損，還可作為歷史證據(jù)保存?zhèn)洳?，防止干部調(diào)出、轉(zhuǎn)業(yè)等過程中因檔案交接不清出現(xiàn)推諉扯皮。

基于干部“數(shù)字檔案”，該院在局域網(wǎng)建立干部檔案管理系統(tǒng)，開通了數(shù)字檔案查閱平臺，檔案統(tǒng)計、轉(zhuǎn)遞記錄等日常管理工作都能通過該系統(tǒng)快速完成。在許多人的印象中，檔案室里擺滿成排的文件柜和發(fā)黃的舊檔案。走進該院干部檔案室，映入眼簾的卻是一排排嶄新的自動回轉(zhuǎn)檔案柜。新型檔案柜可聯(lián)網(wǎng)操控，室內(nèi)溫度、濕度由計算機控制，失火、盜竊、高溫等情況會自動報警。在與檔案室一墻之隔的查閱室內(nèi)，筆者由工作人員指導(dǎo)在檔案查閱觸屏一體機上輸入信息，幾秒鐘后就查到了所需的干部“數(shù)字檔案”。

據(jù)介紹，為完善干部“數(shù)字檔案”，該院逐卷核查全院干部檔案，編碼后掃描入庫，先后完成了數(shù)萬頁干部檔案的數(shù)字掃描、圖像處理、審核校對和數(shù)據(jù)入庫。為便于戰(zhàn)時干部檔案迅速轉(zhuǎn)移，該院還制作“數(shù)字檔案”作戰(zhàn)手提箱，將“數(shù)字檔案”備份保存，遇到突發(fā)情況時只需一個人就能完成“數(shù)字檔案”轉(zhuǎn)移。

檔案缺件統(tǒng)計是困擾干部檔案工作的“老大難”問題。依托“數(shù)字檔案”，該院自主研發(fā)了檔案缺件自動統(tǒng)計系統(tǒng)。干部處一名工作人員告訴筆者，過去，統(tǒng)計誰的檔案缺件、缺哪些，是個吃力不討好的“力氣活”，耗時長不說，人工統(tǒng)計還易出疏漏。如今有了“數(shù)字檔案”，全院干部檔案完備情況一目了然，工作效率大幅提高。近年來，該院兩次被上級評為干部檔案目標管理一級單位，干部處被上級機關(guān)評為檔案管理工作先進單位。

（《解放軍報》2016年02月19日 11版）